高校校园文化活动项目化管理的思考与实践
  作者:王方明    来源:在线整理     查看:1951次 字体:
【摘要】项目化管理是一种科学的管理模式。分析了校园文化活动项目化管理的科学含义、阐述了校园文化活动项目化管理的可行性、提出了校园文化活动项目化管理的实践方法。
  【关键词】校园文化活动;项目化;管理
  加强和改进高校校园文化活动管理是提高校园文化活动质量,提升大学生综合素质,加强校园文化建设,促进社会主义先进文化发展的需要。将项目化管理模式引入高校校园文化活动的管理中,具有很强的实践价值,它推动高校校园文化活动管理规范性、系统性、科学性和实效性。
  一、校园文化活动项目化管理的科学含义
  项目是“具有明确的开始时间和结束时间,必须在规定的成本、质量和范围等限制条件下完成的一次性事业。”项目化管理是指:“管理者在有限的资源约束下,运用系统的观点、方法和理论,对项目涉及的全部工作进行有效的管理。具体来说就是从项目的投资决策到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价,以实现项目的目标。”高校校园文化活动项目化管理是:“在高校校园文化活动中,以活动项目为基本单位,采用招标制度立项,通过立项申报、答辩、审批、项目执行、中期检查、项目验收和评价等程序,使校内外的人力、物力、信息、资金等多方面资源达到最优化配置的校园文化活动管理方式。”
  校园文化活动项目化管理是一种系统的方法体系和科学的管理模式,它不是任意的一次管理过程;它的对象是校园文化活动,目的是通过运用科学的项目管理技术,更好地实现校园文化活动育人目标;它的任务、职能是对校园文化活动及其资源的计划、组织、协调和控制;它要求把校园文化活动的任务和组织人员集中在一起,当作整体,追求整体目标,需要系统的观点和专门的组织来管理。基于此,校园文化活动项目化管理具有以下特征:
  第一,综合性。项目一般由多个部分、多个步骤、多级分工组成,要求充分强调管理的综合特性,需要系统的观点和专门的组织来管理。
  第二,目的性。一切项目管理活动都是为实现“满足或超越项目有关各方对项目的要求与期望”这一目的服务的。
  第三,集权性。项目在进行中各部门、各步骤都会出现的问题,而这些问题互相关联、互相依存,需要建立围绕这些专一任务进行决策的机制和相应的组织。
  第四,主导性。项目负责人在项目管理中起着非常重要的作用,他必须将组织打造成为一支配合默契、积极主动、高效优质的团体。
  二、校园文化活动项目化管理的可行性
  项目化管理的特征和高校校园文化活动之间存在许多相似之处,可以通过寻找它们之间的契合点,将项目化管理引入高校校园文化活动的管理中。
  1.项目化管理与校园文化活动对象目的的契合
  校园文化活动项目化管理的主体是大学生。大学生素质全面、主动性强,是校园文化活动项目的设计者、参与者、组织者和传承者。大学生能在校园文化活动的组织管理中起主导作用,能担当项目负责人的职能;校园文化活动项目化管理的对象是校园文化活动。高校文化活动大多是一次性或可以在一段有限时间内完成的,具有明确的开始时间和结束时间,可以围绕活动的目的,利用活动的资源,实行项目化管理;项目化管理采用多层次目标管理,项目团队成员在各自任务及目标的指导下,分工负责、协调合作,共同完成总体目标。校园文化活动的开展自始至终以实现目标为原则,这与项目化管理体现出的目标性相一致。
  2.项目化管理与校园文化活动管理过程的契合
  “项目化管理模式实施过程包括启动、规划、执行、监督、控制以及收尾等阶段,这些阶段相互影响,关系复杂。它要求每个阶段的配合与连接必须流畅才能便于协调,才能实现项目的最终目标。”而校园文化活动的组织一般也要经历策划、申报、审批、实施与督导和总结与评优等阶段,工作的过程适合项目化管理;另外,活动实施的各个阶段具有明显的特性,既体现阶段的特殊性,又强调对整体的重要性,活动组织者要认真对待每一个阶段,促进总体效果的实现,这与项目化管理模式实施过程具有一致性。
  3.项目化管理与校园文化活动组织机构的契合
  项目化管理的集权性特性决定要建立具有临时性、高度柔性组织机构。校园文化活动大多是一次性的任务,每项活动在目标、环境、条件、组织、过程等诸多方面都有独立性和特殊性,学校不需设计专门的常态机构,而是通过临时的、柔性的组织来完成,它根据项目实施情况进行协调控制,项目结束,其组织的使命也就完成。
  三、校园文化活动项目化管理的实践
  1.校园文化活动项目化管理的制度构建
  第一,项目分类制度。校园文化活动主管部门根据国家的形势和政策、学校工作计划,结合各阶段特点,编制《项目化管理活动计划表》,并及时公示活动项目,做好宣传发动工作。项目可分重点项目、一般项目和创新项目:以专业化、精品化和品牌化为目标的活动,可设为重点项目,如校园文化艺术节、大学生社团文化艺术节、专业文化节、暑期社会实践“三下乡”活动等;以丰富大学生生活为目标的活动,可设为一般项目,如文体竞赛、寝室文化活动等;以培养大学生创新创业能力为目标的活动,可设为创新项目,如“挑战杯”大学生课外学术科技作品竞赛、“挑战杯”大学生创业大赛、大学生研究性学习和创新性实验计划项目等活动。
  第二,项目申请制度。各级团委、学生会、学生社团、学生班级等组织,学生组建的临时团队以及学生个人等围绕《项目化管理活动计划表》向校园文化活动主管部门提出申报,申报书包括活动的目的、意义、时间、地点、内容、程序、责任分配、人员安排及预算报告等。校园文化活动主管部门根据申报情况,依据“公开、公正、可行、合理、高效”的原则,确定项目的立项,并给予项目配套经费和相关政策。
  第三,项目负责人制度。校园文化活动项目化管理的核心人物是项目负责人。选取“思想好、思维活、能力强、为人实、素质全”的学生骨干担任项目负责人;项目负责人根据项目计划书要求,主持项目工作,项目实行“集中领导、分级负责”原则,组织并督促项目组成员全面完成本项目职责范围内的各项工作任务,努力实现项目目标。
第四,项目培训制度。校园文化活动项目化管理的主体是大学生。大学生素质全面、主动性强,是校园文化活动项目的设计者、参与者和组织者,但他们有许多不成熟的地方,需要老师的指导与支持。加强对各项目负责人和项目成员培训,培训内容包括专业技能,即实施项目所需的策划、公关、组织、资金调配和合理使用等能力。
  第五,项目监督制度。通过立项评审、跟踪审查、群众监督、总结评优等激励机制,进行全程化监督,保证立项活动深入、扎实、有效的开展;在活动的整个过程中,项目活动负责人需对校园文化活动主管部门负责,如遇到问题或申请报告发生变更,要与主管部门协商解决。
  2.校园文化活动项目化管理的程序控制
  校园文化活动项目化管理操作流程图
  第一,项目计划。计划活动和自主活动可以发展为项目计划。计划活动是指校园文化活动主管部门有计划的,要在某个时间段实施,但没有指定具体活动负责人或团体的活动;自主活动是不在《项目化管理活动计划表》之内,由学生根据实际情况和自身需要,自行提出的活动。校内有意申报项目计划的团学组织或个人成立项目组,确定项目负责人,做好项目立意、规划、论证等准备工作,撰写项目申报书,内容包括:活动的目的、意义、时间、地点、内容、程序、责任分配、人员安排及预算报告、可能遇到的问题、难点及相应对策等。
  第二,项目立项。校园文化活动主管部门组织专家对项目申报书的可行性、创新性、影响力、经费预算、活动成效、应急方案等方面进行分析和评估。明显不符合申报标准的项目,直接淘汰;基本符合标准的项目,提出修改意见,项目组作出相应修改,再上交评审委员会审批。拟定中标单位的项目进行公布;项目立项后,项目负责人承担组织任务,校园文化活动主管部门承担监督、管理职责,还对项目成员进行培训,包括能力培训和经验培训等,以提高活动的组织能力与实现预期效果。
  第三,项目实施。做好活动的宣传工作,充分说明活动的意义、参与方式等,调动同学们参与的积极性;项目负责人组织项目成员按计划实施项目,及时了解活动的进展情况,发现问题及时处理,并向校园文化活动主管部门汇报,力争达到活动预期目标;成立项目监控小组,协调各方面关系,指导和控制活动的正常运作;依据实际情况,及时进行项目变更,努力解决实施中的问题。
  第四,项目收尾。活动结束后,项目组要将所有与项目有关的文本、图片、音像资料上交,完成项目总结;活动费用专款专用、有根有据,与校园文化活动主管部门一事一结;年终,校园文化活动主管部门根据上交材料、督导小组汇报、活动效果反响等情况对所有项目进行全方位的评估,评选“校园文化活动品牌项目”、优秀项目负责人等,激励同学们的参与意识,巩固校园文化活动项目化管理成果。
  参考文献:
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  [2]张科,佘万斌彤.高校校园文化活动项目化管理的实践与探索[J].学校党建与思想教育,2009,(7)
  [3]徐仲伟,朱方彬.项目化管理:课外活动管理的创新引擎——21世纪高校课外活动管理制度新实践[J].江南大学学报(人文社会科学版),2006,(2)

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